Benutzerhandbuch

Automatisierung konfigurieren

Automatisierung bündelt wiederkehrende Betriebsaufgaben. Aktivieren Sie benötigte Module wie automatische SMS/E-Mails, Stromoptimierung und automatische Temperatursteuerung, konfigurieren Sie deren Regeln und überwachen Sie die entstehenden Aktivitäten. Nur aktivierte Module erscheinen beim gewählten Mandanten. Wenn keine Module aktiv sind, zeigt die Seite eine Automatisierungsillustration und den Hinweis, Module zu verwalten.

So gehen Sie vor

1. 1Automatisierungsmodul aktivierenAutomatisierung > Module verwalten öffnen, Module aktivieren, Dialog schließen/speichern und Synchronisiert abwarten. Das Modul erscheint als Karte und Navigationseintrag. Vor Deaktivierung aktive Regeln prüfen.
2. 2Automatische Nachricht erstellenÖffnen Sie Automatisierung → Automatisierte Nachrichten und erstellen oder bearbeiten Sie eine Nachricht. Unter Wann und an wen wählen Sie Auslöser und Buchungsgast oder Bestimmte Empfänger. Bestimmte Empfänger erfordern Adresse oder Telefonnummer. Passende Auslöser zeigen eine 24-Stunden-Auswahl für Stunde/Minute oder den Zeitversatz direkt beim Auslöser. Unter Nachrichteninhalt aktivieren Sie E-Mail, SMS oder beide und bearbeiten jeden Kanal in seinem Reiter. E-Mail enthält Betreff und Text. Die Werkzeugleiste öffnet Vorlagen, Gästeportal-Schaltfläche und Variablenhilfe. Zustellbedingungen sind eingeklappt und nur für Buchungsgäste sichtbar. Zimmerspezifische Nachrichten zeigen die Anzahl und öffnen einen separaten Entwurfsdialog. Abbrechen verwirft Dialogänderungen; Änderungen übernehmen überträgt Zimmeränderungen ins Hauptformular. Speichern Sie die Hauptnachricht, um alles zu sichern. Die Validierung öffnet den betroffenen Kanal und fokussiert das entsprechende Feld. Karten automatischer Nachrichten zeigen E-Mail- und SMS-Vorschauen nur für aktivierte Versandarten. Der manuelle Dialog Nachricht senden folgt der ausgewählten Vorlage: Betreff, E-Mail-Adresse und Vorschau erscheinen nur für E-Mail; Telefon und SMS-Vorschau nur für SMS. E-Mail-Inhalte werden mit Zeilenumbrüchen und Schaltflächen direkt in der Dialogvorschau angezeigt. Öffnen Sie Bearbeiten — E-Mail-Inhalt, um den HTML-Quelltext zu bearbeiten; Änderungen aktualisieren die Vorschau und werden beim Senden übernommen. SMS bleibt Klartext. Das Ereignisprotokoll im Dashboard zeigt E-Mail-Inhalte als HTML mit Zeilenumbrüchen, dekodierten Zeichen und Gästeportal-Schaltflächen. SMS-Nachrichten und andere Ereignisfelder bleiben Klartext.
3. 3Bedeutung der AuslöserAnreisetag sendet am Startdatum nach Mandantenzeit. Startzeit überschritten gilt ab Buchungsbeginn plus Zeitversatz bis Buchungsende oder Checkout; Regeländerungen schließen frühere Buchungen nicht aus und senden zugestellte Kanäle nicht erneut. Abreisetag sendet am Enddatum. Buchung erstellt gilt für nach Aktivierung erstellte zukünftige Buchungen. Check-in gilt eingecheckt/nicht ausgecheckt und setzt die Startzeit auf Sendezeit. Checkout gilt bis 48 Stunden nach Ende. Nur Vorlage sendet nie. Die vier Sensorauslöser werden angeboten, aber vom aktuellen Backend nicht verarbeitet.
4. 4Bedeutung der NachrichtenfelderDie Zeit verwendet die Zeitzone der Organisation. Der Zeitversatz ist standardmäßig 0; -60 sendet eine Stunde vor Buchungsbeginn, 60 eine Stunde danach. Empfänger-, Zahlungs-, Reinigungs- und Gültigkeitsbedingungen gelten weiterhin. Zeitänderungen versenden zugestellte Kanäle nicht erneut. Vorlage verwenden ersetzt nur den Text des aktuellen Kanals; Auslöser und anderer Kanal bleiben erhalten. Deaktivierte Kanäle behalten ihren Entwurf. Zimmerhinweise unterstützen allgemeinen und kanalspezifischen Text sowie einen optionalen Sprachcode; leer bedeutet alle Sprachen. Verwenden Sie {roominstructions} im Haupttext für die ermittelten Zimmerhinweise. Verfügbare Variablen öffnet einen separaten Hilfedialog und erscheint nicht direkt im Formular. Verwenden Sie die Variablen beim Erstellen oder Bearbeiten einer Nachricht im Betreff oder Nachrichtentext. Beide Datumsangaben verwenden die Zeitzone des Mandanten. {departureDate} nutzt das regionale Zahlenformat (Europe/Oslo: 18.09.2026; America/New_York: 09/18/2026). {departureDateText} ergibt 18 sep 2026, immer mit kleingeschriebener englischer Monatsabkürzung. Für nicht unterstützte Regionen gilt yyyy-MM-dd als Zahlenformat. {arrivalDate} und {arrivalDateText} verwenden das Startdatum der Buchung mit denselben Zahlen- und Textformaten wie die Abreisevariablen. Verwenden Sie {arrivalDateText} für die Anreise und {departureDateText} für die Abreise. Unter Automatisierung → Automatisierte Nachrichten erstellen oder bearbeiten Sie eine Nachricht und aktivieren E-Mail unter Nachrichteninhalt. Setzen Sie unter E-Mail-Nachricht den Cursor an die gewünschte Stelle und wählen Sie Gästeportal-Schaltfläche hinzufügen. Ein zweiter Dialog mit Schaltflächentext, Hintergrundfarbe, Textfarbe und Stilvorschau öffnet sich. Wählen Sie Schaltfläche einfügen, um sie hinzuzufügen und zurückzukehren, oder brechen Sie ab, um die E-Mail unverändert zu lassen. Markierter Text wird ersetzt; ohne Cursorposition wird die Schaltfläche angehängt. Standardfarben sind Blau #1068F0 und gebrochenes Weiß #F8F8F8. Farben erlauben #RGB oder #RRGGBB; Texte dürfen keine doppelten Anführungszeichen oder Zeilenumbrüche enthalten. Der eingefügte {guestportalbutton}-Platzhalter speichert Text und Farben; bearbeiten Sie ihn im E-Mail-Text, um eine vorhandene Schaltfläche zu ändern. Die Vorschau zeigt nur den Stil und öffnet keine Buchung. Schaltflächen benötigen eine Buchung und funktionieren nur im E-Mail-Text; verwenden Sie {guestportal} in SMS und Betreff. Speichern Sie die Nachricht, um die Schaltfläche zu behalten. Gästeportal-Schaltfläche hinzufügen steht neben Vorlagen anzeigen. Zimmerspezifische Nachrichten werden in diesem Nachrichtendialog nicht mehr bearbeitet. Der Dialog für die Gästeportal-Schaltfläche bietet Farbwähler neben den Hex-Feldern für Hintergrund und Text. Eine Farbauswahl aktualisiert Hex-Wert und Vorschau; die Textfelder akzeptieren weiterhin #RGB oder #RRGGBB. Der Editor für automatisierte Nachrichten ist eine durchgehende Ansicht: Auslöser und Zustelloptionen stehen über den SMS- und E-Mail-Feldern, gefolgt von Vorlagen, Gästeportal-Schaltfläche und Variablenhilfe. Wählen Sie beim Versand an Buchungsgäste Zimmer hinzufügen links neben Gästeportal-Schaltfläche hinzufügen und wählen Sie ein oder mehrere Zimmer. Ein separates Dialogfenster mit Kontrollkästchen für die Zimmer öffnet sich. Filter anwenden übernimmt die Auswahl in den Nachrichteneditor; Abbrechen oder Escape verwirft die Änderungen im Dialog. Speichern Sie die Hauptnachricht, um die Auswahl dauerhaft zu speichern. Die Auswahl erscheint unter der Schaltflächenzeile; entfernen Sie einen Chip oder wählen Sie ein Zimmer ab. Vorschaukarten zeigen Zimmerchips vor SMS, E-Mail und Buchungsgast. Speichern wendet den Filter an; Abbrechen verwirft Änderungen. Eine leere Liste umfasst alle Zimmer. Der Wechsel zu festen Empfängern leert die Zimmerauswahl. Der Filter ist unabhängig von zimmerspezifischen Inhalten. Erweitern oder Leeren kann Nachrichten an berechtigte Buchungen auslösen, die noch keine erhalten haben. Warnung 5, Zimmer nicht enthalten, bedeutet, dass eine fällige Buchung ohne andere erfolgreiche automatische Nachricht ausgeschlossen wurde; erfolgreicher Versand löscht die Warnung. Mit Alle auswählen markieren Sie alle Zimmer; Auswahl aufheben entfernt alle Markierungen. Bei einer Teilauswahl wählt die Schaltfläche alle Zimmer aus. Filter anwenden übernimmt die Änderungen in den Editor; eine leere Auswahl bedeutet beim Speichern alle Zimmer. Die Zimmerliste wird in der Portalsprache alphabetisch und numerisch sortiert, ohne Groß- und Kleinschreibung zu unterscheiden: Zimmer 2 erscheint vor Zimmer 10.
5. 5Automatische Nachricht bearbeitenDrei Punkte > Bearbeiten wählen, Felder ändern und aktualisieren. Bearbeiten ändert den Aktivierungszeitpunkt für Buchung erstellt. Karte danach prüfen.
6. 6Automatische Nachricht löschenDrei Punkte > Entfernen wählen und bestätigen. Neue Sendungen stoppen; gesendete Nachrichten und Protokolle bleiben. Nur Vorlage bewahrt Text ohne automatische Zustellung.
7. 7Schlossautomatisierung planenAktivieren Sie Schlossautomatisierung unter Automatisierung > Module verwalten, öffnen Sie Schlossautomatisierung konfigurieren und wählen Sie Neue Aufgabe. Benennen Sie die Aufgabe, wählen Sie einen Auslöser — Öffnen hält Schlösser und Schlosssteuerungen offen und Relais geschlossen, Schließen verriegelt und öffnet den Relaisstromkreis, Impulsöffnung öffnet kurz — und wählen Sie die betroffenen Schlösser, Schlosssteuerungen und Relais. Legen Sie den Zeitplan als Einmal, Täglich, Wöchentlich oder Monatlich fest, mit Wiederholungsintervall, Wochentagen oder Tagen des Monats, Uhrzeit und Startdatum sowie optionalem Enddatum und Zeitzone. Der Zeitplan läuft in Ortszeit, die Aufgabe behält ihre Uhrzeit über Zeitumstellungen hinweg; Öffnen um 08:00 und Verriegeln um 16:00 sind zwei getrennte Aufgaben. Bestätigen Sie vor dem Speichern die Sicherheitserklärung, denn die Aufgabe steuert physischen Zugang ohne anwesenden Bediener. Die Endpunkte sind Superusern vorbehalten, Aufgaben laufen nur bei aktiviertem Modul, der Planer prüft einmal pro Minute, und ein versäumter Termin wird übersprungen statt verspätet ausgeführt. Über das Kartenmenü bearbeiten, deaktivieren oder löschen Sie eine Aufgabe; prüfen Sie jede ausgeführte und fehlgeschlagene Aktion je Gerät im Ereignisprotokoll.
8. 8Energy Agent aktivieren und öffnenAktivieren Sie Energy Agent unter Automatisierung > Module verwalten. Die Modulkarte zeigt danach Energy Agent öffnen, und Energy Agent erscheint als eigener Eintrag im linken Menü; solange das Modul deaktiviert ist, wird beides nicht angezeigt. Solvotix Energy Agent läuft als eigene Anwendung auf einer separaten Subdomain, daher öffnet der Link einen neuen Tab. Sie bleiben angemeldet: Beide Anwendungen nutzen dieselbe Anmeldung, eine erneute Anmeldung ist nicht nötig. Die Aktivierung wird pro Mandant gespeichert; wechseln Sie also zuerst den Mandanten, wenn Sie das Modul in einer anderen Liegenschaft benötigen.
9. 9Schlossautomatisierung jetzt ausführenÖffnen Sie Automatisierung → Schlossautomatisierung und wählen Sie Jetzt ausführen im Menü einer Aufgabenkarte. Aufgabe und Modul müssen aktiviert sein. Bestätigen Sie Name, Auslöser und alle Zielgeräte. Der konfigurierte Befehl wird sofort für jedes Gerät eingereiht, ohne den Zeitplan zu ändern; das Datum Letzte Ausführung auf der Karte zeigt diesen manuellen Versuch. Das Ergebnis zeigt die eingereihten Geräte; daraus folgt nicht, dass Schloss oder Relais reagiert haben. Prüfen Sie Ereignisprotokoll und physischen Zustand jedes Geräts. Prüfen Sie nach einem Timeout beides vor einem erneuten Versuch, da der Befehl bereits eingereiht sein könnte.
10. 10Mandantenname im GästeportalDas Gästeportal zeigt den Mandantennamen oben über der Sprachauswahl und den Buchungsinformationen. Der Name bleibt auch vor und nach dem Aufenthalt sichtbar, sofern verfügbar. Kann er nicht geladen werden, wird die Überschrift ausgeblendet und das Portal funktioniert weiterhin. Auf Mobilgeräten zeigt das Gästeportal große Karten für Zimmer und Zugangscode nebeneinander sowie eine Karte über die gesamte Breite zum Auschecken mit Abreisezeit. Die Informationsschaltfläche erklärt, wann das Auschecken möglich ist. Hotelnachrichten und Sprachauswahl stehen darunter. Die Sichtbarkeitseinstellungen gelten weiterhin; die Desktopansicht bleibt unverändert. In einer Wegbeschreibung führt Zurück zur Hauptansicht des Gästeportals. Am Abreisetag können Gäste mit Abreise melden das Personal über ihre Abreise informieren. Abreise bestätigen führt die bestehende Check-out-Aktion aus; die Bestätigung warnt, dass der Zimmerzugang nach 5 Minuten deaktiviert wird. Die Schaltfläche bestätigt keine Begleichung der Rechnung. Unter Automation → Gästeportal → Portalverhalten erscheint das Textfeld nur, wenn Hinweise vor dem Aufenthalt anzeigen aktiviert ist. Geben Sie Hinweise ein und speichern Sie die Einstellungen. Gäste sehen den Text vor der Anreise im geschlossenen Portal nur, wenn der Zugang auch auf den Buchungszeitraum beschränkt ist, gültige Anreise- und Abreisedaten vorliegen und die Buchung nicht ausgecheckt wurde. Leerer Text bleibt verborgen; während und nach dem Aufenthalt werden die Hinweise ausgeblendet. Derselbe Klartext gilt für alle Zimmer und Sprachen, mit erhaltenen Zeilenumbrüchen; HTML und Vorlagenvariablen werden nicht interpretiert. Die Hinweise gewähren keinen vorzeitigen Zugriff auf Zimmercodes oder Aktionen. Das Ausschalten blendet das Feld aus, ohne den Text zu löschen. Hinweise vor dem Aufenthalt erscheinen ohne Überschrift. Vor Buchungsbeginn zeigt das geschlossene Portal einen Live-Countdown in vier umrahmten Feldern für Tage, Stunden, Minuten und Sekunden mit leuchtenden Ziffern und einem dezenten blauen Horizont. Bei null prüft das Portal den Zugang erneut beim Server, bevor Buchungsinhalte angezeigt werden. Der Countdown steht auf Desktop und Mobilgeräten über den Aufenthaltsdetails. Fehlt der Öffnungszeitpunkt oder ist der Aufenthalt beendet, erscheint stattdessen eine Statusmeldung. Auf Mobilgeräten ist die Überschrift mit dem Namen der Unterkunft zentriert. Gäste um Bestätigung ihrer Kontaktdaten bitten ist standardmäßig deaktiviert. Wenn aktiviert, öffnet sich einmal pro Seitenbesuch ein Dialog im gesperrten und freigeschalteten Portal, bis die Kontaktdaten bestätigt sind, auch wenn Telefon und E-Mail bereits vorhanden sind. Vorhandene Werte werden zur Prüfung und Korrektur geladen. Wählen Sie für neue Nummern eine Landesvorwahl; vorhandene Nummern können ihr Format behalten. Telefon und E-Mail sind erforderlich. Weiter zeigt beide Werte; Bestätigen und speichern bestätigt sie gemeinsam. Das Portal liest die gespeicherten Daten vor der Erfolgsmeldung erneut. Bestätigte Daten können hier nicht geändert werden und werden nicht erneut angefordert. Bei Konflikten werden aktuelle Werte geladen, ohne bestätigte Daten zu überschreiben. Vorübergehende Fehler erlauben einen erneuten Versuch mit denselben Werten. Vielleicht später schließt den Dialog; Kontaktdaten bestätigen öffnet ihn erneut. Die Bestätigung prüft nicht die Inhaberschaft von Telefon oder E-Mail. Hinweise vor dem Aufenthalt anzeigen ist ebenfalls standardmäßig deaktiviert. Ein Klick außerhalb des Kontaktdialogs oder Escape schließt ihn nicht. Wählen Sie Weiter zum Fortfahren oder Vielleicht später zum Schließen. Ein heller, halbtransparenter Hintergrund erhöht den Kontrast um den Kontaktdialog. Im geschlossenen Portal erscheint Kontaktdaten bestätigen im Buchungshinweis anstelle von Erneut prüfen, solange eine Bestätigung erforderlich ist. Im aktiven Portal bleibt die separate Kontaktschaltfläche erhalten. Im freigeschalteten Portal auf Desktop-Geräten erscheint Kontaktdaten bestätigen oben rechts neben der Unterkunftsüberschrift. Auf Mobilgeräten bleibt die separate Kontaktschaltfläche. Wenn Hinweise vor dem Aufenthalt anzeigen aktiviert ist, zeigt das geschlossene Portal vor der Anreise auch die Aufenthaltsdetails mit den verfügbaren Anreise- und Abreisedaten in der Zeitzone und im regionalen Format des Mandanten. Diese Übersicht erscheint auch bei leerem Hinweistext. Zimmer- und Zugangscodekarten beachten ihre Sichtbarkeitseinstellungen, zeigen aber nur „Verfügbar, sobald alles bereit ist“; tatsächliche Zimmernamen, Nummern und Codes bleiben bis zur Zugangsfreigabe verborgen. Bei deaktivierter Option, nach dem Aufenthalt oder bei nicht überprüfbarer Buchung bleibt die Übersicht verborgen. Die geschlossene Übersicht ist einheitlich ausgerichtet: zuerst Countdown und Nebenaktionen, danach gleich große Aufenthaltskarten und Hinweise. Datumsangaben stehen vor den Platzhaltern für Zimmer und Code. Die Karten nutzen vier Spalten am Desktop und ein 2×2-Raster auf Mobilgeräten, auch auf schmalen Bildschirmen. Angebotsbilder im Gästeportal füllen auf Desktop und Mobilgeräten die gesamte Kartenbreite. Die Höhe passt sich den ursprünglichen Proportionen an, sodass das gesamte Bild ohne Zuschnitt angezeigt wird.